Tarefas do dia a dia, almoxarifado, setor financeiro, gestão da equipe, enfim, quem tem uma clínica veterinária sabe que a rotina da profissão vai muito além de amar e tratar os animais, e nem todo mundo está preparado para lidar com os problemas de gestão, que não são poucos. Por isso, resolvemos mostrar neste artigo quais os problemas mais comuns e como resolvê-los. Confira!
Como dito acima, a rotina de quem decide montar uma clínica vai muito além de ter que lidar com diferentes tipos de animaizinhos, ela implica em alguns desafios, para os quais, nem todo mundo está preparado, mas superá-los é fundamental para garantir a manutenção e o desenvolvimento da empresa.
Volta e meia lembramos por aqui que, geralmente, os veterinários não saem das faculdades preparados para lidar com a administração de uma clínica, assim, ao decidirem montar a própria clínica veterinária, acabam esbarrando com problemas simples, mas que podem ser desafiadores para quem não adquiriu fundamentos de gestão no seu currículo.
Por isso, mostraremos agora uma série de dicas para ajudar na sua gestão veterinária, para que possa administrar sua clínica com mais controle e segurança!
5 problemas comuns na gestão veterinária
Antes de falar sobre os problemas mais comuns, vale saber que todos eles têm solução e que, até mesmo, já é possível contar com a ajuda da tecnologia, ou seja, de um programa de gestão, para lidar com o dia a dia de sua clínica.
Confira abaixo quais os problemas mais comuns e como solucioná-los!
1. Clientes inadimplentes
Considerado um dos problemas mais comuns, e temidos, independentemente do segmento ou porte da empresa.
Porém, apesar dos altos índices de inadimplência, mesmo essas pessoas que estão em débito, elas precisam continuar cuidando dos seus pets, o que significa que elas terão que procurar alguma clínica.
Mas, claro, isso não significa que você deva conviver com a inadimplência, já que é um problema que afeta diretamente o financeiro de sua empresa.
A boa notícia é que existem algumas estratégias para lidar com a situação sem gerar atritos com os clientes, confira algumas delas:
– Ofereça condições especiais (como prazos diferenciados) para o pagamento;
– Ofereça vantagens e/ou benefícios para quem pagar à vista ou sem atrasos;
– Use a tecnologia para disparar lembretes sobre pagamentos pendentes via WhatsApp, SMS ou e-mail;
– Evite cobranças em horários e locais comerciais para não expor as pessoas.
A principal dica, no entanto, é procurar sempre ouvir os clientes e, se for preciso, até flexibilizar as condições e aumentar o prazo de um pagamento, já sabendo que essa atitude vai passar uma imagem muito positiva de sua clínica, contribuindo para a fidelização dos clientes. Ou seja, caso a dívida não prejudique a clínica, sua empresa sairá fortalecida, só tome cuidado para não virar algo recorrente.
2. Desmarcação de consultas
Quem tem uma clínica sabe que pior que desmarcar uma consulta é, simplesmente, não aparecer.
Mobilizar toda a equipe e salas de consulta para receber um animal, e nem ele ou o seu tutor aparecerem para o compromisso é desgastante e prejudicial.
Mas, a boa notícia é que, assim como todo problema, esse também tem solução.
A dica é sempre perguntar — ao agendar a consulta ou procedimento — se a pessoa possui disponibilidade naquele horário. Pois é, esse tipo de pergunta pode parecer bobagem, mas acontece que, muitas vezes, as pessoas marcam no ímpeto, sem se questionarem se possuem algum outro compromisso já marcado para tal data.
Outra dica é solicitar que, no caso de qualquer mudança ou cancelamento, isso seja notificado com antecedência, permitindo que ajuste a agenda e, até mesmo, marque consultas, evitando prejuízos e a perda de novas oportunidades de negócio.
Por fim, outra dica, ainda mais poderosa e eficaz é utilizar um software de gestão veterinária para auxiliar nessa etapa, algum que tenha mensagens automáticas, como Nuvem Vet, por exemplo, com o qual pode agendar mensagens de confirmação para os clientes.
Dessa forma, com a ajuda de um bom sistema para clínica veterinária, os clientes relembram dos compromissos e, se necessário, entram em contato com a sua clínica para uma remarcação.
Sem dúvida, tudo fica mais simples quando é automatizado, deixando você e toda a sua equipe com mais tempo livre para cuidar de outras tarefas.
E, como dica bônus, procure saber qual a melhor forma de entrar em contato com cada cliente, pois de nada adianta enviar e-mails, por exemplo, se a pessoa nunca checa a sua caixa de entrada. Assim, ao cadastrar cada cliente, procure sempre perguntar a ele qual canal de comunicação de sua preferência.
3. Retenção de clientes
Como sempre falamos por aqui, a concorrência no mercado pet é enorme, nesse sentido, conseguir atrair clientes já é um grande feito, fidelizá-los, então, é um verdadeiro gol.
Para isso, no entanto, é preciso se destacar, e vale ser nas pequenas coisas, como enviando mensagens de boas-vindas, oferecendo descontos especiais em datas específicas (aniversário do cliente ou pet, por exemplo), ou um convite para agendar uma consulta de retorno a um animalzinho que já esteve na sua clínica, enfim, que ajudam a fortalecer a relação.
Mas, claro, também vale apostar em estratégias de marketing, como planos de fidelidade, e-mail marketing com ofertas, lembretes personalizados… que ajudam a diferenciar a sua clínica veterinária da concorrência.
Lembre-se sempre que, comprovadamente, pessoas satisfeitas costumam recomendar os serviços, e mais, ao oferecer uma ótima experiência ao cliente estará aumentando a chance de fidelizá-los.
4. Precificação adequada dos serviços
Não é fácil, mas é necessário, mostrar a importância e valor por trás dos serviços oferecidos.
Ou seja, não basta precificar seus serviços com base apenas na concorrência, cobrando o primeiro valor que vier à cabeça. É preciso que haja um planejamento, alinhando os valores com a média da região e concorrência, mas garantindo a cobertura das despesas geradas com os serviços.
Na hora da precificação, é preciso considerar alguns fatores, dentre eles os seguintes:
– Conhecimento de todos os seus custos e despesas;
– Noção da média de preços praticada pela concorrência;
– Planejamento financeiro para nortear suas decisões em curto, médio e longo prazo.
E vale adiantar que um preço baixo não necessariamente fideliza seu cliente, já que muitas vezes ele pode ser visto como algo de valor inferior. Por isso, a precificação adequada é muito importante e deve ser baseada em um planejamento, tendo que, obrigatoriamente, cobrir o mínimo das suas despesas.
Enfim, é muito importante que a administração da sua clínica veterinária saiba quando é possível praticar um preço baixo ou, em alguns casos, até cobrar um valor mais alto do que a concorrência, o que também pode ser feito com o auxílio da tecnologia, ou seja, um bom programa para clínica veterinária.
5. Produtividade e eficiência
Sem dúvida a produtividade e eficiência, por exemplo, sem filas de espera por consultas, fica bem mais fácil fidelizar clientes. Quem gosta de ficar esperando por atendimento, já tendo marcado previamente um horário?
Por isso, é muito importante saber o tempo médio de duração para cada serviço realizado na sua clínica veterinária, contribuindo para uma imagem mais positiva de sua clínica, de organização e respeito aos clientes.
Aposte em reuniões frequentes de equipe, garantindo que todos estejam comprometidos com a produtividade de sua clínica. Lembre-se sempre que treinamentos, capacitações e ações de motivação ajudam a manter os colaboradores também satisfeitos e empolgados em criar experiências valiosas para os clientes.
E é isso, como podemos ver, existem problemas que são mais comuns mas que, com boa vontade, uma boa equipe e, principalmente, com a ajuda da tecnologia, ficam bem mais simples de serem resolvidos.
