Como anda a produtividade em sua clínica ou pet shop? Algum funcionário assume mais do que uma função? O retrabalho é comum em seu estabelecimento?
Então, o retrabalho é apontado como uma das principais causas da falta de produtividade, mas geralmente acontece pelo acúmulo de atividades.
O fato é que, esse acúmulo de atividades acaba trazendo prejuízos não apenas aos funcionários envolvidos, mas à empresa também.
A falta de atenção, planejamento e gestão de tempo, acabam fazendo com que os colaboradores precisem fazer a mesma tarefa mais de uma vez, o que chamamos de retrabalho. E o retrabalho faz com que a empresa perca tempo, esforço e dinheiro.
Pensando nisso, resolvemos mostrar aqui 6 dicas para eliminar o retrabalho de sua clínica ou pet shop e garantir mais eficiência e produtividade.
1. Crie processos
Engana-se que a palavra “processo” tem à ver apenas com burocracia, na verdade, em qualquer empresa ela está relacionada a maneira que cada setor deve desempenhar suas atividades.
É fundamental que sua clínica, ou pet shop, tenha os processos administrativos muito bem definidos, para que cada funcionário, independente da sua função, desempenha suas tarefas do jeito certo, gerando mais organização e eliminando a necessidade de retrabalho.
Geralmente, o retrabalho nada mais é que o resultado da falta de organização, de um padrão e clareza nas tarefas a serem desempenhadas. Muitas vezes, por falta de organização, de comunicação, as mesmas coisas acabam sendo feitas várias vezes por diferentes colaboradores, justamente, por um não saber a função e atividade do outro colega.
Por isso, a dica é padronizar e documentar cada processo, para que todos os funcionários tenham acesso ao jeito certo de executá-lo, facilitando o dia a dia de todos, de uma forma geral, ficando até bem mais simples treinar novos colaboradores.
2. Faça um planejamento
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Tudo começa por um planejamento. Além de ser uma prática recomendada para a saúde da empresa, Planejar ajuda a eliminar as chances do retrabalho.
Com um bom planejamento, além de conseguir diminuir o tempo de realização das atividades, ainda possibilita prever possíveis falhas no processo, que fatalmente se transformarão em retrabalho posteriormente.
Comprovadamente, em empresas que apostam em um Planejamento, os funcionários apresentam um nível de produtividade maior, já que eles sabem o que devem fazer, como fazer e quando fazer.
3. Crie checklists
E por falar em organização, quando não existe uma estrutura de processos na sua clínica, ou pet shop, com certeza, a rotina acaba virando uma loucura. Aquelas tarefas que precisariam ser priorizadas acabam ficando por último, por conta do aumento repentino de demanda.
Acredite, essa falta de organização acaba sendo percebida pelos clientes e com risco de até prejudicar a imagem de sua clínica, ou pet shop, no mercado.
A dica, para evitar fazer as tarefas e atendimentos na correria, é procurar criar as checklists. Para quem não conhece, é uma ferramenta que permite criar uma lista com caixas de seleção. Basta dividir a atividade em sub tarefas e toda vez que terminar alguma delas é só ir marcando.
Existem muitos apps de listas de tarefas para Android ou iOS, e até para acesso pelo computador, dentre eles podemos destacar: Google Tarefas, Microsoft To Do, Memorigi, TickTick, Todoist, Notion…
4. Delegue tarefas
Um dos grandes erros dos gestores é acabar pegando para si a maioria do trabalho, isso além de gerar atrasos ainda contribui para a possibilidade do retrabalho.
Por isso, não deixe de distribuir as tarefas entre os membros da equipe de acordo com a especialidade e capacidade de cada um, assim, evita sobrecarregar alguns funcionários – ou a si mesmo – além de possibilitar um maior controle do tempo, prazos, noção do que está acontecendo na empresa e ainda aproveitar as habilidades de cada colaborador, desenvolvendo seu lado profissional, em benefício de sua clínica ou pet shop.
E uma dica é procurar escolher um líder para cada setor, que deverá se responsabilizar pelo acompanhamento das atividades e dos funcionários de cada departamento. Dessa forma, além de incentivar aquele bom funcionário, ainda consegue deixar os processos mais eficientes, aumentando a produtividade do setor, com mais tempo para cuidar de outras questões pertinentes a sua função.
5. Melhore a comunicação interna
Por trás de todo estabelecimento de sucesso, com certeza, existe uma boa equipe, sem ruídos na comunicação. Por isso, após definir todas essas mudanças, é hora de comunicar à sua equipe.
Para isso, procure fazer uma reunião e explicar todas as modificações que foram necessárias e seus motivos.
Procure se certificar de que todos entenderam e se tem alguma dúvida ou sugestão a fazer.
O próximo passo é montar um resumo e mandar por email à cada um, com todas as informações. Dessa forma estará documentando a comunicação, já que a mensagem, apenas oral, pode sofrer distorções, ou mesmo, ser esquecida, e não é esse o seu objetivo. É fundamental ter certeza de que toda a equipe leu e entendeu o email.
E mais, é muito importante realizar reuniões de tempos em tempos, até para tirar possíveis dúvidas ou receber sugestões, afinal, ninguém conhece mais seu público do que quem lida diretamente com ele, não é mesmo?
No mais, procure fazer com que não só essa, mas toda e qualquer informação seja transmitida dessa forma, sejam solicitações, mudanças e pedidos também.
A comunicação interna é muito importante, invista nela.
6. Use a tecnologia a seu favor
Os tempos mudaram, hoje a tecnologia facilita muito a vida das pessoas, e não só pessoalmente, como no trabalho.
Embora o papel e a planilha ainda sejam muito utilizados como ferramentas de gestão dentro das empresas, é preciso entender que eles possibilitam muitos erros humanos, como perdas, erros de escrita e digitação, por exemplo.
A tecnologia, com suas muitas possibilidades, como um programa de gestão, por exemplo, pode inibir todas as falhas manuais do seu negócio e evitar a necessidade do retrabalho.
Um bom software para clínica veterinária e pet shop, por exemplo, irá automatizar os processos diários, padronizar etapas de execução de tarefas e melhorar muito a otimização do tempo e a produtividade, eliminando a necessidade do retrabalho.
E mais, um bom programa para clínica veterinária e pet shop realiza o controle de estoque, que é a grande dor de cabeça dos donos de pet shop, e de uma forma simples e eficaz, além de fazer um acompanhamento completo e em tempo real de processos integrados e automatizados, sem falar no apoio às tomadas de decisão.
E é isso, com essas dicas, certamente, dirá adeus ao retrabalho e garantirá mais produtividade em sua clínica ou pet shop.
