Quer garantir uma recepção de primeira categoria em sua clínica veterinária? Então, tenha em mente a necessidade de ter uma equipe devidamente treinada, um ambiente confortável e, claro, as facilidades que a tecnologia oferece, ou seja, ferramentas de trabalho modernas e adequadas.
Certamente, essas são só algumas maneiras de organizar a recepção, e também, de garantir mais produtividade e rapidez no trabalho dos recepcionistas de sua clínica veterinária.
Vale saber que, se você subestima a recepção e toda a organização que ela precisa ter, então, está no caminho errado. Acredite, uma recepção desorganizada pode não só prejudicar o desempenho da equipe inteira, como causar uma péssima primeira impressão nos clientes.
Por outro lado, uma recepção organizada, com os profissionais trabalhando bem, de forma integrada, além de transmitir mais confiança aos tutores, também transmitem uma sensação de conforto e segurança.
“A primeira impressão é a que fica.”
Quem nunca ouviu essa máxima? E ela é verdadeira. Por isso, não deixe sua recepção de lado, comprovadamente, o atendimento é um dos principais fatores a considerar na fidelização de clientes.
Quer saber mais sobre o assunto? Então, continue lendo esse artigo, pois vamos apresentar algumas dicas essenciais para organizar sua recepção e o trabalho dos recepcionistas em sua clínica veterinária. Confira!
Invista em uma agenda eletrônica
Você ainda usa agenda de papel? Então, volte duas casas… hoje a tecnologia está aí para trazer mais praticidade. Portanto, esqueça as agendas de papel, elas estão ultrapassadas, principalmente para quem lida com o público.
Poucas coisas são mais desagradáveis para um cliente do que ele chegar no horário à sua consulta marcada (muitas vezes fazendo um grande sacrifício para isso), e descobrir que houve um erro e que, na verdade, o horário, ou dia, era outro.
Então, o pior é que é muito comum acontecer esse tipo de confusão, principalmente, com quem ainda usa agendas de papel.
Por conta disso, se pretende organizar sua clínica, isso precisa passar, primeiramente, pela recepção, e como o principal trabalho dos recepcionistas de clínicas veterinárias é o de marcar consultas, então, implantar um bom sistema de agendamento de consultas e exames é fundamental, e isso pode ser feito com uma agenda eletrônica.
Sem dúvida, uma agenda digital é bem mais prática e flexível, possibilitando alterações rápidas e evitando, por exemplo, que dois pacientes sejam agendados no mesmo horário.
Sem falar que ela pode ser acessada de qualquer lugar e a qualquer hora.
Daí a necessidade de sua clínica contar com um software de gestão veterinário de qualidade, como Nuvem Vet, por exemplo.
Dentre outras funcionalidades, essa ferramenta permite agendar facilmente as consultas, facilitando o dia a dia de recepcionistas, e todos podem ter acesso às informações.
Enfim, ter uma agenda de agendamento digital vai facilitar muito a rotina, evitar erros e até permitir o acesso dos próprios clientes, diretamente pelo aplicativo.
Ou seja, mais praticidade e eficiência.
Mantenha o cadastro dos clientes atualizado
E não é só o agendamento que sai ganhando com um software de gestão, a clínica, como um todo, ganha em eficiência, já que um bom programa para clínica veterinária, como Nuvem Vet, por exemplo, vai informatizar todos os setores, dessa forma, fica fácil ter acesso a todo tipo de informações, desde registros de consultas dos animais, histórico de medicamentos, vacinação, entre outras informações para acompanhar.
Ou seja, com todos os dados cadastrais devidamente digitalizados, fica muito mais fácil organizar as informações e oferecer um atendimento de qualidade.
O fato é que um software para clínica veterinária pode fazer toda a diferença para manter a organização em sua clínica e agradar os clientes, sendo possível, em um mesmo local, ter tudo armazenado, desde os dados básicos do animal, o histórico clínico, resultados de exames e outros documentos necessários para o acompanhamento veterinário.
Enfim, a tecnologia pode e deve fazer parte da rotina de toda clínica veterinária que preze a eficiência, produtividade e qualidade no atendimento, armazenando e atualizando constantemente as informações, e com toda a segurança.
Mantenha o ambiente limpo e organizado
Pode até parecer muito básica essa dica, mas manter o ambiente sempre limpo e organizado é fundamental. Lembrando que a recepção é o primeiro contato que o cliente vai ter com a sua clínica veterinária e, como é um estabelecimento de saúde, é de suma importância não relaxar com cuidados com a higiene.
E isso tudo sem falar que, com certeza, um espaço físico organizado, além de passar para o cliente uma sensação de confiança, ainda facilita o trabalho e ajuda na produtividade dos recepcionistas.
Garanta um espaço confortável para pets e tutores
E de nada adianta investir em tecnologia e limpeza se não garantir, ao pets e tutores o conforto adequado.
É preciso considerar que muitos podem ter que passar muito tempo na recepção, ou sala de espera, seja para esperar o resultado de algum exame ou para um atendimento de emergência. Por isso, é preciso garantir que o local seja agradável, com móveis confortáveis, cores leves e uma decoração que ajudem a tornar o ambiente mais bonito e acolhedor.
E, claro, sempre vale a pena investir em distrações para os clientes que aguardam atendimento, como wifi, revistas e televisão, sem esquecer do conforto dos funcionários, com cadeiras anatômicas e estações de trabalho adequadas, pausas para descanso e cuidados com o bem-estar.
Equipe bem treinada
É impossível pensar na organização da recepção sem que isso passe pelo treinamento. É fundamental que, além de gostar de lidar com o público, os recepcionistas estejam muito preparados para lidar com clientes mais difíceis, situações complicadas, confusões…
É preciso considerar que em uma clínica veterinária, geralmente, os tutores já estão fragilizados por causa da saúde dos seus pets, o que exige empatia por parte dos recepcionistas, e uma habilidade maior para lidar com a emoção dos clientes.
Por isso, invista em treinamento para qualificar e motivar a equipe da sua clínica veterinária, garantindo que estejam preparados para lidar com conflitos e imprevistos.
No mais, é garantir que a equipe esteja entrosada e preparada para oferecer um atendimento que possa representar, da melhor forma possivel, sua clínica veterinária.
Agora é com você, aproveite essas dicas e comece a colocar em prática todas essas dicas!
