Contar com uma boa equipe é fundamental para o sucesso de qualquer empresa, e isso vale também para clínicas veterinárias. Porém, sem uma boa gestão, todos os esforços e qualidade dessa equipe acabam não aparecendo.
Ou seja, embora uma boa equipe seja essencial para o bom funcionamento de sua clínica veterinária, ela sozinha não conseguirá fazer milagres, é fundamental contar com uma gestão adequada para coordenar e otimizar os recursos humanos e materiais disponíveis, garantindo o sucesso a longo prazo do negócio.
Assim, ambos os elementos, gestão eficaz e equipe qualificada, devem caminhar juntos para alcançar o melhor resultado possível.
Mas, se você já conseguiu formar uma boa equipe e, mesmo assim, não está conseguindo ter um bom retorno financeiro, certamente, o problema deve estar na gestão.
Pensando nisso, resolvemos mostrar aqui, quais os problemas mais comuns enfrentados na gestão de clínicas veterinárias, assim como os mais relatados ultimamente.
Problemas mais comuns na gestão de clínicas veterinárias
Se você se esmerou encontrando uma boa localização para a sua clínica, montando um ambiente agradável e bem equipado, contratando funcionários qualificados e formando uma boa equipe, unida de harmoniosa mas, mesmo assim, não está conseguindo um bom retorno em sua clínica veterinária, certamente, o problema deve estar na gestão.
Por isso, resolvemos mostrar aqui quais os problemas mais comuns relatados por donos de clínicas para você poder descobrir e identificar possíveis erros que estão lhe impedindo de crescer. Confira quais são!
1 – Gestão financeira inadequada
2- Problemas na Gestão de estoque
3- Falhas no agendamento e organização
4- Não investir em treinamento e gestão de equipe
5- Má qualidade do atendimento ao cliente
6- Não trabalhar o marketing e captação de clientes
7- Falta de manutenção nos equipamentos
8- Falta de organização
9- Alta concorrência
Certamente, os problemas podem variar dependendo da localização da clínica, do tamanho do negócio e de outros fatores específicos do contexto.
Principais problemas relatados no pós-pandemia
Segundo recentes pesquisas, no entanto, os problemas acima relatados continuam sendo apontados, mas no pós-pandemia, alguns desafios foram apontados como mais relevantes. E são estes desafios que mostraremos a seguir, assim como, mostraremos também como resolvê-los. Confira quais são!
1. Clientes inadimplentes
Infelizmente, a inadimplência é um problema que afeta qualquer negócio, independentemente de segmento ou porte da empresa. A inadimplência é uma realidade nacional, especialmente por conta do momento de instabilidade econômica que vivemos no pós-pandemia.
Mas, felizmente, embora lidar com clientes inadimplentes seja uma situação delicada, há várias abordagens que pode adotar para solucionar esse problema. Dentre as principais podemos destacar:
. Entre em contato com o cliente assim que perceber o atraso no pagamento, mas sempre mantenha a comunicação clara e respeitosa, buscando entender a situação do cliente e explicando a importância dos pagamentos em dia para a sustentabilidade da clínica;
. Estabeleça ao cliente um prazo razoável para efetuar o pagamento pendente e envie lembretes amigáveis antes da data de vencimento;
. Ofereça vantagens e/ou benefícios para quem pagar à vista ou sem atrasos;
. Ofereça opções de pagamento, como parcelamento ou outras formas de pagamento que sejam mais viáveis para o cliente;
. Evite cobranças em horários e locais comerciais para não expor as pessoas;
No mais, o momento é difícil, muitas pessoas agora que estão conseguindo se equilibrar financeiramente, por isso, a dica é procurar ouvir os clientes. Muitas vezes, é possível flexibilizar as condições e aumentar o prazo de um pagamento, sabendo que essa atitude vai trazer valor à experiência de uma pessoa. Acredite, a chance de fidelizar esses clientes será grande. Só é preciso muita cautela para isso não virar algo recorrente.
2. Faltas sem aviso prévio
Clientes que não comparecem é um problema sério, pois isso tumultua a agenda e o fluxo de caixa. Um cliente que não comparece é um dinheiro que deixa de entrar. Se isso for sem um aviso prévio, a clínica não tem condições de encaixar outro no lugar do ausente. Sem falar em todo o trabalho envolvido ao mobilizar a equipe e salas de consulta para receber um determinado animal, e nem ele ou o seu tutor aparecerem para o compromisso.
Mas, felizmente, assim como todo problema, esse também tem solução e não deve virar rotina na sua gestão veterinária.
A dica para lidar com as faltas dos clientes é treinar os funcionários para perguntarem, ao agendar a consulta ou procedimento, se a pessoa possui disponibilidade naquele horário. Já que muitas vezes as pessoas simplesmente agendam sem ter certeza de disponibilidade naquele dia e horário estabelecido.
Esclareça sobre a importância de uma comunicação prévia em caso de cancelamento ou adiamento, justamente, para que possa ajustar a agenda, evitando prejuízos e a perda de novas oportunidades de atendimento.
Vale lançar mão de tecnologia nessa hora, com um bom software de gestão veterinária, como Nuvem Vet, apostando em sistema para clínica veterinária que envie mensagens automáticas, você pode agendar mensagens de confirmação para os clientes.
Um processo simples, eficiente e automatizado, que deixa você e toda a sua equipe com mais tempo livre para cuidar de outras tarefas.
Por fim, só procure saber as melhores formas de entrar em contato com cada cliente, já que enquanto alguns preferem ainda o email, outros preferem whatsapp, redes sociais, telefone… Por isso, sempre ao cadastrar o contato do cliente, pergunte a ele qual seu canal de comunicação preferido.
3. Dificuldade em reter clientes
Estamos sempre aqui lembrando da máxima de que reter um cliente custa muito menos do que ir atrás de novos, por isso, certamente, o desejo de conquistar novos não deve ser deixado de lado, mas sempre tendo esse conceito em mente. E vale lembrar também que um ciente fiel costuma trazer novos clientes, de uma forma espontânea e sem precisar fazer nenhum investimento.
E quando o assunto é reter clientes, isso significa estar em constante “namoro” com os clientes, através de pequenas ações, desde uma simples mensagem de boas-vindas, até descontos especiais no dia do aniversário do cliente (e do pet), enfim, atitudes simples mas que costumam fortalecer a relação.
Isso sem falar nas estratégias possíveis de relacionamento, como planos de fidelidade, o uso do e-mail marketing para disparar ofertas, lembretes personalizados, as quais acabam ajudando a diferenciar a sua clínica veterinária da concorrência.
Ao estabelecer conexões sólidas estará gerando mais valor aos serviços e produtos oferecidos. E pessoas satisfeitas passam a recomendar o seu negócio.
No mais, ao oferecer uma ótima experiência aos tutores e seus animais de estimação, estará aumentando a chance de mantê-los fiéis à sua clínica, além de atrair novos clientes em potencial sem precisar investir em divulgação.
4. Precificação
Precificar de forma correta é tão importante que até fizemos aqui um artigo sobre esse assunto. O fato é que, para muitos, o grande desafio em precificar produtos e serviços é conseguir mostrar (e provar) o valor por trás desses preços.
Como dito anteriormente, o cuidado com os clientes ajuda a fazer com que as pessoas voltem pela sua boa experiência em sua clínica.
Mas não adianta investir em um bom relacionamento e não planejar corretamente a precificação. É um trabalho que deve ser planejado para estar em alinhamento com a média da sua região e concorrência, claro, sem que isso cause prejuízos às finanças.
Não tem muito mistério, toda gestão veterinária passa pela análise de preços, planilhas e negociação com fornecedores, o que também pode ser facilitado por um bom programa para clínica veterinária, que ajuda a ajustar alguns fatores, com base em alguns critérios, tais como:
– Seus custos e despesas;
– Noção da média de preços praticada pela concorrência;
– Planejamento financeiro para nortear suas decisões em curto, médio e longo prazo.
Mas, atenção, engana-se quem pensa que preço baixo, necessariamente, fideliza seu cliente. Vale mais se basear pela média e oferecer uma ótima experiência ao cliente.
E atenção, é muito importante saber identificar os cenários em que é possível praticar um preço baixo, assim como, as vezes, cobrar um valor mais alto do que a concorrência.
5. Produtividade
Outro desafio relatado atualmente tem a ver com a produtividade. Será que você sabe o tempo que leva para atender um cachorro de grande porte? Fazer exame de sangue em um gatinho?
Então, saber o tempo médio de duração para cada serviço realizado na sua clínica veterinária ajuda a criar uma agenda controlada e blindada contra imprevistos, ajudando na produtividade e eficiência de seu negócio.
Para resolver esse problema, a dica é investir em treinamentos, capacitações e ações de motivação, que vão ajudar a manter a equipe satisfeita, empolgada e muito mais produtiva.
E é isso, agora que já sabe quais os principais problemas enfrentados por clínicas veterinárias e como eles têm solução, certamente, fica bem mais fácil arregaçar as mangas e fazer de sua clínica um sucesso! Agora é procurar manter-se atualizado sobre as melhores práticas de gestão, investir em tecnologia apropriada e contar com uma equipe bem treinada.
