Não sabe se contrata uma secretária ou recepcionista para a sua clínica veterinária? Então, esse artigo é para você! Vamos explicar as diferenças dessas profissionais e como escolher a que melhor se encaixe com suas necessidades. Confira!
O atendimento, não é de hoje que ele está sendo considerado decisivo na hora dos clientes fidelizarem, ou não, um estabelecimento. Mas como garantir que os clientes tenham uma ótima primeira impressão ao comparecerem em sua clínica?
Então, não adianta os clientes receberem sorrisos e simpatia se o profissional que os atenderem não souber resolver os problemas, tirar suas dúvidas. Ou seja, contar com um serviço que atenda às suas expectativas.
Nesse sentido, é preciso enxergar a recepção da clínica veterinária como um ambiente-chave para a fidelização dos tutores. Afinal, ela é a porta de entrada, literalmente, onde começa a jornada do tutor, até mesmo antes do seu pet passar pelo atendimento veterinário.
Ou seja, entregar um atendimento de qualidade é o mínimo que sua clínica pode oferecer em um mercado tão competitivo, onde os clientes buscam ter uma ótima experiência.
A importância de investir em treinamento
Por isso é tão importante investir em treinamento, investir em uma boa equipe, para que seja eficiente e preparada, mas não só isso, também é preciso saber escolher os profissionais adequados às funções que irão desempenhar.
Assim, desde a pesquisa no Google ou redes sociais, até o primeiro contato com a clínica, depois a recepção na clínica, todo o caminho percorrido pelo tutor precisa ser otimizado, ou seja, é preciso garantir um atendimento de excelência.
E em toda essa jornada do tutor, a secretária e a recepcionista têm papeis fundamentais para otimizar a recepção dos tutores na clínica e oferecer um atendimento incrível. Mas, apesar de possuírem papeis importantes, eles ainda são muito confundidos. E você, será que sabe qual profissional é a mais indicada para a sua clínica veterinária?
Pois é, saiba que essa dúvida é muito comum, por isso resolvemos mostrar neste artigo algumas diferenças entre as duas funções e lhe ajudar a se decidir pela melhor opção para a sua clínica, secretária ou recepcionista?
Recepcionista e Secretária
Antes de optar por uma profissional ou outra, até para facilitar a sua escolha, vale a pena conhecer quais as funções que cada uma exerce.
– Funções de uma recepcionista
É preciso muita atenção na hora de organizar a recepção de sua clínica, afinal, a recepcionista é a profissional responsável por receber os pets e seus donos em seu estabelecimento. É ela que vai passar as primeiras impressões, que vai cumprimentar os tutores e conversar com eles num primeiro momento. Também cabe a ela realizar o primeiro cadastro ou até atualizar, enfim, pegar os dados dos clientes.
Por conta disso, essa profissional precisa, claro, gostar de pets, ter boa desenvoltura, jogo de cintura e ser simpática, já que precisará interagir tanto com seus tutores quanto com os animaizinhos.
E não é só isso, ela também é responsável por recepcionar os tutores por telefone e agendar as consultas.
E não caia no erro de contratar alguém só por ser simpática, é fundamental que essa profissional saiba se expressar com clareza, seja super educada e gentil, pois irá tratar com o público, o que nem sempre é tão fácil.
Como foi dito, a recepcionista é o primeiro contato do cliente com sua clínica, por isso, é fundamental que ela saiba receber muito bem os tutores, para que se sintam acolhidos, desde a hora que fazem um primeiro contato por telefone, até o momento de conhecer a clínica.
Enfim, a recepcionista atua na recepção dos tutores, tanto por telefone como pessoalmente, além de acompanhá-los durante o período de espera.
– Funções de uma secretária
Já, no caso das secretárias, elas exercem mais uma função administrativa e organizacional. Assim sendo, é muito importante que essa profissional seja organizada, saiba como usar aplicativos como Trello, Google Docs e o Google Agenda, enfim, tenha familiaridade com o computador.
Também é requisito saberem elaborar relatórios, responder e enviar e-mails.
No mais, cabe à secretária organizar a agenda do veterinário de acordo com as demandas da clínica, assim como, priorizar e levar ao veterinário os assuntos mais urgentes.
Qual o melhor para a minha clínica: secretária ou recepcionista?
Em um mundo ideal, certamente, como a recepcionista e a secretária desenvolvem funções diferentes e específicas, o certo seria contar com essas duas profissionais, que desempenham funções fundamentais dentro de uma clínica.
Mas, como os tempos estão difíceis e nem todo mundo pode se dar ao luxo de contratar essas duas profissionais, está cada vez mais comum uma mesma profissional assumir ambas funções.
Certamente, em clínicas muito grandes, com um fluxo intenso de clientes, essa prática não é recomendada, e nem a profissional daria conta, além de poder impactar na reputação da clínica, que fatalmente veria sua qualidade cair.
Por outro lado, se a clínica for pequena e lançar mão de ferramentas certas, é possível sim, que uma mesma funcionária exerça uma pouco de cada função.
Nesse sentido, investir em aplicativos para facilitar a gestão e organização pode fazer toda a diferença.
O auxílio da tecnologia
Não é de hoje que existem soluções tecnológicas para ajudar na gestão de clínicas veterinárias, e que ainda ajudam a reduzir os custos da empresa.
Um bom software para clínica veterinária vai automatizar todos os processos diários, padronizar etapas de execução de tarefas e melhorar muito a otimização do tempo e a produtividade, eliminando, principalmente, a necessidade do retrabalho.
E mais, um bom programa para clínica veterinária realiza o controle de estoque de uma forma simples e eficaz, além de fazer um acompanhamento completo e em tempo real de processos integrados e automatizados, sem falar no apoio às tomadas de decisão.
E mais, por ser em nuvem, o sistema para clínica veterinária permite a visualização de dados e relatórios em tempo real, e de qualquer lugar, em um mesmo local, podendo ser acessados inclusive por dispositivos móveis, e ainda evitando gastos extras com papel para impressão ou tinta de impressora.
E é isso, não perca a oportunidade de contar com a tecnologia na hora de otimizar os serviços, assim, com a equipe treinada e mais um software de gestão, com certeza, irá se surpreender com os resultados.
